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導入事例

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中津川市役所様

行政が求める仕様を満たし、ファイル授受の効率化を実現したサービスがSmooth Fileでした!

中津川市役所

ホームページ 
http://www.city.nakatsugawa.gifu.jp/
●所在地:〒508-8501 岐阜県中津川市かやの木町2-1

昔は日本の東と西を結ぶ中山道の宿場町として、街道を行き来する人々の荷物を運び、宿を提供し、行き交う人々の交流の中で商業が興り、また交流がもたらす街道文化により発展してきた中津川市。2027(平成39)年にはリニア中央新幹線が開業し、新たな時代の交通の要衝、産業のまちとしての期待が膨らんでいます。 特に当市はリニア岐阜県駅と車輌基地が設置され、リニアのホームタウンとして岐阜県の東の玄関口として県内はもとより、木曽や三河地方の玄関口としての役割も果たしています。今回は総務部 情報政策課の小川様に導入の経緯や効果をお伺いしました。

 

Interview

■業務紹介

まずはご紹介も兼ねて、情報政策課の業務内容をご説明頂けますでしょうか。

情報政策部門として、各課のICTを利活用した施策について相談やアドバイスなどのサポート、庁内のパソコンやサーバなどの情報機器の管理や運用が中心となります。
また、事務負担の軽減やセキュリティの向上のために今回のSmooth Fileのようなシステムの導入を行っています。
その他、市内の一部地域の光ファイバー網の保守や利用促進を行っています。

担当者写真
中津川市役所
総務部 情報政策課 小川 大貴 様
■要望と選定ポイント

Smooth File導入前までは、ファイルのやり取りにどのような課題を抱えておられたのでしょうか。

当市ではメールの送受信には10MBの容量制限を設けており、その容量以上のファイルを送受信するにはメールで分割して送るか、USBやCD-Rなどの物理媒体を利用していました。
しかし、物理媒体のやり取りでは受け渡しに時間と手間がかかりますし、何より紛失による情報漏えいの危険性がありました。
また、民間企業の方が大容量のファイルをお送りいただく際には、無料のファイル転送サービスを利用される場合があるのですが、こちらも情報持出しなどの危険性があることから市役所では情報セキュリティポリシーで利用を禁じているため、ファイルを受け取るには情報政策課がダウンロードを代行しておりました。そのため一度当課を経由することになり、時間と手間がかかっていました。
また、課同士の連絡が悪く、ファイルの保存期限が経過してしまったり、休日や時間外での対応が出来ないことなども課題としてありました。

どのような基準でファイル転送&共有システムを選定されたのでしょうか。

導入コストを抑えるためにクラウド型のサービスを検討していましたが、行政機関である以上強固なセキュリティが保証されることが必須条件と考えました。その他、ライセンスフリーである点も重要でした。
Smooth Fileは一般財団法人マルチメディア振興センターの行っている「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定」※ を取得していること、SSL暗号化、ワンタイムパスワードや上長承認などセキュリティを高めるための機能が充実していたことも魅力的でした。

■導入後の評価

Smooth Fileの第一印象はいかがでしたでしょうか。

ユーザーインターフェースは直感的に操作することができ、マニュアルを読み込まなくてもすぐに使えるだろうというのが第一印象でした。
また、相手側のログイン回数やファイルの保存期間、ダウンロード時のパスワードタイプの固定など、当市のセキュリティポリシーにあった形で設定をすることができました。

ありがとうございます。今後もユーザビリティ向上に努めてまいります。導入後、どのような効果がありましたでしょうか。

導入後、半年経過時点で送受信が200~300件あり、送信1回あたりの平均サイズも大きなものとなっています。これほどのファイルを別の方法でやり取りするには事務的な手間や時間がかかりますので、リードタイムの短縮を実感しています。また、外部受信による無料のファイル転送サービスの利用が減り、大容量データの受け渡しの安全性が高まりました。

実際にご利用されているユーザー様からの評価はいかがでしょうか。

Smooth Fileを導入したことにより、今まではUSBなどの物理媒体で受け渡ししていたファイルをすぐに送れるようになり、かなり便利になったと職員から聞いています。
Smooth Fileは直感的に操作できるおかげか、操作や設定に関する問い合わせはほとんど来ていません。また、管理者としてはユーザーに権限がない機能はタブ毎表示されない点も高評価です。

■今後期待する事

今後Smooth Fileに実装して欲しい機能や、プロットに期待する事・改善して欲しい事等ございますでしょうか?

業務でのモバイルの需要も高まり、今年度はパソコン以外での利用も考えられますので、スマートフォン等のモバイル端末の対応を期待しています。

 

多くの貴重なご意見、誠にありがうございます。次期バージョンアップにご期待くださいませ。本日はお忙しい中お時間を割いて頂きありがとうございました。今後とも、Smooth File及びプロットをよろしくお願い致します。

※一般財団法人マルチメディア振興センターが運営する「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」は地方公共団体がASP・SaaS事業者を評価選定するにあたり、参考とすべき指針とされている。

インタビュー:2015年5月 中津川市役所にて

Smooth File 導入効果のまとめ
  • 課をまたぐ必要がなくなり、手間と時間を大幅に削減することができた
  • 休日や時間外の対応が可能になった

 

iPad/Androidのビジネス活用 企業間の安全なファイル共有の為に
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