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Smooth File 5 ファイル転送・共有システム
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導入事例

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株式会社ACKグループ様

グループ会社の従業員2,000名に加えて、派遣・アルバイトスタッフ全員にユニークなログインIDで安全に転送・共有させたい。安価に実現できるサービスがSmooth Fileでした。

株式会社ACKグループ

ホームページ http://www.ack-g.com/
●設立:2006年8月
●所在地:東京都渋谷区本町3-12-1 住友不動産西新宿ビル6F

外観 株式会社ACKグループ様は国内外を問わず土木・建設関連事業を展開されております。国内では、橋梁や道路のデザインから環境・交通・防災と言った人々が安全に暮らせるプランニング、また開発途上国を始めとした全世界での国づくりのサポートをされております。
 この度、企画開発本部IT基盤整備統括室 副室長の白川様と、グループ会社である株式会社リサーチアンドソリューションのビジネスソリューション事業部 ITサポート部プロジェクトリーダーの岡本様に導入の経緯や選定ポイントをお伺いしました。

Interview

■企業紹介

まずはご紹介も兼ねて、御社の事業内容をご説明いただけますか?

 ACKグループはオリエンタルコンサルタンツを基幹企業とした公共・インフラ構築を柱とした総合コンサルタント会社です。
 グループ5社で国内の自治体などの公共分野を中心に業務を行なって参りましたが、近年では加えてアジアを中心とした海外の公共建設や国立公園の運営事業、民間でも太陽光発電などのエネルギー分野の事業なども手掛けておりワールドワイドな事業展開を進めております。

■ファイルのやりとりに関するご要望と選定ポイント
写真
企画開発本部IT基盤整備統括室 副室長 白川様(左)
株式会社リサーチアンドソリューション
ビジネスソリューション事業部 ITサポート部プロジェクトリーダー 岡本様(右)

Smooth Fileクラウド導入前までのファイルのやり取りにおいての課題をお教え頂けますでしょうか?

 ACKグループの基幹企業であるオリエンタルコンサルタンツではCADや写真を多く使った報告書のやり取りが頻繁にあります。Smooth File導入前まではCD等のメディアに焼いたものを郵送するなどで対応しておりました。
 しかし、郵送の手間やコスト、紛失のリスク、USBメモリの場合はウイルス感染のリスクなども考えられます。
 無料のファイル転送サービスもありますが、社内からは「誰が、どこに、どんなファイルを送ったか」といった追跡を行うことが出来ず、セキュリティ面で大きな不安があり使うことができません。ファイル共有の面では、海外の事業所は国内のネットワーク内にあるサーバーにアクセスすることが出来ず、海外拠点間とのファイルの共有に大きな課題を持っておりました。

どのような基準でファイル転送&共有システムを選定されていたのでしょうか?

 選定の際に重要視したポイントはいくつかありました。
 ファイルの転送だけでなく、海外拠点でのファイル共有の課題も抱えていたのでオンラインストレージのようなファイル共有の使い方が出来ること。アカウント数に関係無く、容量単位で契約が出来ること。
 弊社はグループ会社5社を合計すると従業員数が2,000名を超えます。ユーザーライセンス制のサービスを利用する場合、費用が高くなってしまいますし、繁忙期になると派遣社員やアルバイトなどを急遽雇うことも珍しくなく、ファイルのやり取りも日々大量に発生します。
 それに、辞めてしまった社員のアカウントをすぐに削除しなければライセンスが足りなくなってしまい、その都度管理するのは非常に手間でした。
 価格も他社製品と仮に容量100GBで比較した場合、圧倒的に金額が安価でした。
 またSmooth FileはiPadやAndroidなどのタブレット端末にもすでに対応していることが魅力でした。

Smooth Fileの第一印象はいかがでしたでしょうか?

 インターフェースがとてもシンプルで直感的に操作が出来るというのが第一印象でした。
 やはりユーザーにとってインターフェースが分かり難いと、たとえ便利なシステムであっても日々継続して使って貰うことができません。
 確実に社員に使ってもらうには使い易さというのは重要な点でした。

■導入について

導入後、どのような効果がありましたでしょうか?

 Smooth Fileは第一印象の通りとても使い易いため、ユーザーの社内での利用も急速に広まっております。導入したことにより転送・共有の2つの課題を一挙に解決出来ました。
 転送機能は全社員に、共有機能は業務上利用することがあるユーザーのみ使えるように権限設定をしております。想定よりもユーザーの利用頻度が高いため、最近は日常的に容量が足りないような状況になっております。これだけ利用頻度が高いのも、Smooth Fileが使い易いことの一因かと思います。現在も契約容量を増やそうと検討しています。また実際に利用してみると外部受信の機能が思った以上に重宝しております。
 海外拠点では英語をベースとして業務を行なっていますので、英語のインターフェースも海外とのやり取りの際は非常に重宝しています。

図

 ユーザー数が2,000名を超えるので最初の登録も大変かと思っていましたが、CSV形式で一括でユーザー情報を取り込むことが出来たので、初期ユーザーの登録も簡単に出来ましたし、サービス開始から社内での利用開始までの準備がすぐに整いました。
 またサポートデスクがあり、機能の質問にもすぐに答えて頂けるので助かっています。

― 貴重なご意見誠にありがとうございます。引き続きSmooth File及びプロットを宜しく御願い致します。

インタビュー:ACKグループ様事務所にて

Smooth File 導入効果のまとめ
  • ユーザー数による課金がなくアカウント登録もCSVで一括登録できるため導入負担が少なく、ユーザー登録や削除管理も楽になった。
  • セキュリティ対策や海外事業所とのデータ共有手段がSmooth Fileひとつで解決した。

 

建設CADデータ
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