INTERVIEW

ファイルのやりとりに関するご要望と選定ポイント

ファイル転送＆共有に対する要望と選定のポイントについてお伺いさせてください。

総務部 情報システム課 課長補佐 木下様
情報企画担当 主査 若杉様

　データの授受はUSBメモリで行うのが今まで主流だったのですが、原則としてUSBメモリを使用することを禁止しました。USBメモリは認められたシーンでしか使えないルールにして、USBに限らずDVD等のメディアなど漏洩の可能性があるものは原則禁止となりました。
　そこで、その後データのやりとりをどうするかということになり、ファイル授受システムの導入を検討しはじめました。
　Smooth Fileをはじめ、色々なファイル転送・共有製品を複数のベンダーから紹介いただきましたが、自治体という立場ですので主観的な判断で選択することは難しかったです。その中でSmooth Fileを選んだ理由は、インターフェースがシンプルで操作しやすく誰でも使えそうだと感じたからです。
　庁内・外部と双方向のファイル受け渡しを想定していたので、「使いやすさ」は非常に大きなポイントでした。
　その他にも要求していた仕様を満たしていて、かつコストパフォーマンスが優れていたため最終的にSmooth Fileを選択しました。
　無料のファイル便などもありますが、「誰がいつどこにデータを送ったのか」「どこから誰がデータを受け取った」といった記録が残りません。これではセキュリティ的に良くないですし、責任の所在も不明確です。その点Smooth Fileはログ機能で管理できるので、安心して使えます。

“クラウド”を選定された理由を教えていただけますか？

　外部とのデータの授受をメインで運用するため、オンプレミスである必要性がありませんでした。それに外部の方々がストレージにアクセスする事を考えると、庁内に設置するよりも外部の安全なデータセンターで管理される方が望ましいです。
　また、行政である以上「万が一」があってはいけないので、マルチメディア振興センターの認定を取得し信頼がおけるサービスであることが選定の条件でした。※

導入について

導入はスムーズにできましたでしょうか？

　特に操作検証を行わず、簡易なマニュアルをユーザーへ配布して運用を開始しました。
　皆さんに使っていただけるか不安もありましたが、当初想定していた以上にあっさりと受け入れられました。操作に関する問い合わせもなく、使い方に関する質問もほとんどありません。

ユーザー様から機能に関する要望等ありますか？

　ファイル送信時に設定できるログイン情報や有効期限などの初期値を触ってはいけないんじゃないか、という不安はあるようです。
　管理者側で初期値は把握しているのでトラブルになっていませんが、送信前に設定値と初期値を比較するような機能があってもいいかなと思います。
　あとは、ファイルのダウンロードをディレクトリ単位でできるようになると良いかもしれません。
　運用上では容量の心配もありましたが、保存期限を短期間にしたり、管理者側で使用可能容量の制限を簡単に設定できるので、運用開始してからしばらく経ちましたが、急に容量が足りなくなるような事態は起きていません。

導入効果は感じられましたか？

　庁内で、特に建築系の部署で図面のやりとりをする際に重宝しています。図面データをMO等のメディアで渡すときは、その都度、外部の業者の方に取りに来ていただいたり、郵送してやりとりをしていましたが、返却されたメディアがウィルスに感染しているということもありました。Smooth Fileはウィルスチェック機能がサービス料金内に含まれていますし、定額で何度でも送受信できるので費用対効果の面で非常に助かっています。

• 茨城県市町村共同システム整備運営協議会様
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  富山市役所様
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  宮崎県庁様
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  北谷町役場様
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  銚子市役所様
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  中津川市役所様