INTERVIEW

業務紹介

まずはご紹介も兼ねて、情報政策課の業務内容をご説明頂けますでしょうか。

　情報政策部門として、各課のICTを利活用した施策について相談やアドバイスなどのサポート、庁内のパソコンやサーバなどの情報機器の管理や運用が中心となります。
　また、事務負担の軽減やセキュリティの向上のために今回のSmooth Fileのようなシステムの導入を行っています。
　その他、市内の一部地域の光ファイバー網の保守や利用促進を行っています。

要望と選定ポイント

Smooth File導入前までは、ファイルのやり取りにどのような課題を抱えておられたのでしょうか。

中津川市役所 総務部 情報政策課　小川 大貴 様

　当市ではメールの送受信には10MBの容量制限を設けており、その容量以上のファイルを送受信するにはメールで分割して送るか、USBやCD-Rなどの物理媒体を利用していました。
　しかし、物理媒体のやり取りでは受け渡しに時間と手間がかかりますし、何より紛失による情報漏えいの危険性がありました。
　また、民間企業の方が大容量のファイルをお送りいただく際には、無料のファイル転送サービスを利用される場合があるのですが、こちらも情報持出しなどの危険性があることから市役所では情報セキュリティポリシーで利用を禁じているため、ファイルを受け取るには情報政策課がダウンロードを代行しておりました。そのため一度当課を経由することになり、時間と手間がかかっていました。
　また、課同士の連絡が悪く、ファイルの保存期限が経過してしまったり、休日や時間外での対応が出来ないことなども課題としてありました。

どのような基準でファイル転送&共有システムを選定されたのでしょうか。

　導入コストを抑えるためにクラウド型のサービスを検討していましたが、行政機関である以上強固なセキュリティが保証されることが必須条件と考えました。その他、ライセンスフリーである点も重要でした。
　Smooth Fileは一般財団法人マルチメディア振興センターの行っている「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定」※ を取得していること、SSL暗号化、ワンタイムパスワードや上長承認などセキュリティを高めるための機能が充実していたことも魅力的でした。

導入後の評価

Smooth Fileの第一印象はいかがでしたでしょうか。

　ユーザーインターフェースは直感的に操作することができ、マニュアルを読み込まなくてもすぐに使えるだろうというのが第一印象でした。
　また、相手側のログイン回数やファイルの保存期間、ダウンロード時のパスワードタイプの固定など、当市のセキュリティポリシーにあった形で設定をすることができました。

ありがとうございます。今後もユーザビリティ向上に努めてまいります。導入後、どのような効果がありましたでしょうか。

　導入後、半年経過時点で送受信が２００～３００件あり、送信１回あたりの平均サイズも大きなものとなっています。これほどのファイルを別の方法でやり取りするには事務的な手間や時間がかかりますので、リードタイムの短縮を実感しています。また、外部受信による無料のファイル転送サービスの利用が減り、大容量データの受け渡しの安全性が高まりました

実際にご利用されているユーザー様からの評価はいかがでしょうか。

　Smooth Fileを導入したことにより、今まではUSBなどの物理媒体で受け渡ししていたファイルをすぐに送れるようになり、かなり便利になったと職員から聞いています。
　Smooth Fileは直感的に操作できるおかげか、操作や設定に関する問い合わせはほとんど来ていません。また、管理者としてはユーザーに権限がない機能はタブ毎表示されない点も高評価です。

今後期待する事

今後Smooth Fileに実装して欲しい機能や、プロットに期待する事・改善して欲しい事等ございますでしょうか？

　業務でのモバイルの需要も高まり、今年度はパソコン以外での利用も考えられますので、スマートフォン等のモバイル端末の対応を期待しています

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