茨城県市町村共同システム整備運営協議会様

tag	クラウド自治体ファイル転送

使いやすい画面レイアウトになっているので問い合わせもほとんどなく、サポート無しでも現場で活用できています。

　茨城県市町村共同システム整備運営協議会様は茨城県及び県内市町村が情報システムの整備運営を共同して行うことにより、行政事務の効率化、高度化を図るとともに、県民生活の利便性向上やIoTによる地域活性化を図ることを目的に平成19年に設立されました。
今回は笠間市役所デジタル戦略課で取りまとめを担当されている長谷川様にSmooth Fileご導入にあたっての経緯と導入後の効果をお聞きしました。

業務紹介

ご紹介も兼ねて、長谷川様の業務内容をご説明頂けますでしょうか。

　これまで協議会では、いばらき電子申請届出サービス、茨城県域統合型GIS、グループウェアシステム、大容量ファイル交換システム、平成29年3月からのネットワークの分離に伴うインターネットアクセスシステム等の導入・運用を行っています。
　今回、大容量ファイル交換システムの更新にあたり協議会へ導入するシステムの選定や仕様書作成を担当することとなり、共同利用の呼びかけを協議会から行ったところ、県内18市町で利用することになりました。

要望と選定ポイント

弊社製品を知っていただいたきっかけは何だったのでしょうか。

　今まで使用していた大容量ファイル交換システムが別システムの更新に合わせて運用停止されることに決まり、当協議会参加団体の業務遂行に大きな影響が出ることが予測されました。そのため、代替製品を探し情報収集を行っていたところ、茨城県内でネットワーク分離の分野で納品実績情報をよく耳にしていたSmooth Fileを思い出し、比較製品の一つとして選定させていただきました。

ありがとうございます。
県内では現在過半数の自治体でSmooth Fileをベースとしたネットワーク強靭化製品「Smooth Fileネットワーク分離モデル」をご採用いただいております。今回ファイル交換の分野でも多数の自治体で当社製品をご活用いただけますこと大変嬉しく思います。

弊社製品の導入前まではファイルの転送にどのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか？

　今まで利用していた製品はオンプレミス型の製品であったため、データセンターの運用コストが発生することや容量拡張に柔軟性が無いことなどから、柔軟に対応のできるクラウド形式のサービスを探していました。
また機能面でいうと、ユーザーアカウントの管理については、アカウントの発行・更新のたびに協議会で情報を確認して、構築担当事業者へ修正の依頼を行う必要がありました。そのため、対応レスポンスの改善と運用業務負荷を軽減したいと思っておりました。

どのような基準で弊社製品を選定されたのでしょうか。

笠間市役所デジタル戦略課
長谷川様

　
複数のクラウド製品を比較しましたが、契約ライセンス数に制限がありアカウント管理が自由にできない製品や、複数団体での管理運用が想定されておらずアカウントの管理を複数の利用者に譲渡できない製品がほとんどで、当協議会の要件を満たしておりませんでした。
その中で、Smooth Fileはシステム管理者とは別に、協議会の参加団体ごとに管理者アカウントが発行でき、ユーザー管理を各参加団体に任せる運用が可能であったため、今まで利用していた製品の課題を解決できる製品であると判断し選定を行いました。

導入・効果について

製品導入後、現在どのような稼働状況でしょうか。

　大きな問題なく活用できています。
一度契約しているストレージ容量を超過するトラブルがありましたが、ファイルの保存有効期限の制御/自動削除機能を紹介いただき、それを利用することで改善しました。
アカウントの発行業務も各団体管理者へ移譲が実現できました。導入前に課題であったアカウント管理の協議会側での業務負荷、対応レスポンスの改善が行われたと感じます。
また、各団体内での利用状況も、それぞれの団体管理者が操作履歴をダウンロードできるので、利用状況の把握などが行え適切なアカウント配布に活用できそうです。

弊社製品の第一印象はいかがでしょうか。

　ファイルの送信機能だけではなく受信の機能も備えていること、またそれぞれの操作が同時に実施できることで操作にかかる手間がさらに少なくなっていると感じます。
　また、旧システムではファイルの送信にあたってアップロードと案内メールの発送操作が分かれており、利用者へ操作方法を説明する際に苦慮する事がありましたが、Smooth Fileはメールソフトで添付ファイル付きメールを送るのと似た操作手順でファイルのやりとりが行えるため、操作性も向上しました。
　その他、脱PPAPに関連しオンラインストレージもパスワードの送信方法で受信者から指定を受けることがあるのですが、複数のパスワード通知パターンから相手のポリシーに合わせて選択できるのは大変便利です。　