株式会社ワイズマン様

tag	クラウドIT業 Mail Defender連携

社内500名以上をPPAPから一斉に切り替え
分かりやすいUIと使い勝手の良さで、すぐに運用定着

株式会社ワイズマン様は医療機関・介護福祉事業所向けのシステム製品を企画・開発・販売・サポートされている企業です。
情報システム課の小森田様にMail Defender 誤送信防止アプリとSmooth Fileの導入に至った理由についてお伺いしました。

CLIENT PROFILE	株式会社ワイズマン
	https://www.wiseman.co.jp/
	〒020-0045　岩手県盛岡市盛岡駅西通2丁目11番1号

企業紹介

まずはご紹介も兼ねて、御社の業務内容をご説明いただけますでしょうか？

介護・福祉向けのシステム製品では業界トップクラスのシェアを誇っており、医療機関向けには電子カルテなどの製品を中心に中小規模病院のICT化をトータルサポートしています。
また医療と介護業界の多職種間のコミュニケーションを実現するMeLL+（メルタス）という製品も扱っており、少子高齢化社会に対しICT企業として地域（まち）づくりを支援し、それぞれの地域らしさの中で誰もが安心して暮らせる“つながる社会”を創ることを目指しております。

要望と選定ポイント

弊社サービス導入前まではファイル授受にどのような課題を抱えておられたのでしょうか？

以前はPPAPの仕組みで社外とファイルのやりとりをしていました。主な問題点として、
①パスワードが自動的に送付されるため誤送信対策にならない
②パスワード付きzipファイルは受信側でウイルスチェックできないため受信側のポリシーにより受信拒否されてしまうケースがある
③スマートデバイスでファイルを参照できない（相手の利便性）
というものがありました。
たまにですがPPAPの仕組みでは受信拒否されてしまうケースがあり、今後ますます増えていくだろうと考え、安全・確実に社外にファイルを送信できるように仕組みを見直す事となりました。

どのような基準でサービスを選定されたのでしょうか？

大きく３つの軸で考えました。
①社員の使い勝手
②受け手側の使い勝手
③セキュリティ
5社のサービスを比較しましたが、① ②の使い勝手の点で圧倒的に社内評価が高く、社員・お客様の手数が少ない事、UIが分かりやすい事、セキュリティについて柔軟に設定できる事、これらの評価が高いMail Defender 誤送信防止アプリ×Smooth Fileの導入を判断しました。

稼働に向けて社内にはどのように情報展開しましたか？

導入時、社外とメールをやり取りしている社員が混乱しないよう、導入に向けて事前に社内向けのマニュアルをつくり勉強会を開催しました。
これまでのメールにファイルを添付して送信するというオペレーションに変更はなく、主に送信メールの取り消し方法やメールを受信したお客様側のファイル入手手順の変更点などを説明するレベルの勉強会でしたが、PPAPからの切り替え当日は、ほとんど問合せがなく大変スムーズに移行することができました。これは、メール送信時や送信取り消しなどの社員側の操作・添付ファイルをダウンロードするお客様側の操作、両方がとても分かりやすいサービスだからだと評価しています。

導入・効果について

導入後、どのような効果がありましたでしょうか？

PPAPの方式を脱却し、課題としていました「安全・確実に社外へファイル送信する仕組みの構築」は解決しました。
Mail Defender 誤送信防止アプリ×SmoothFileの場合、社員の操作感について、添付ファイルをつけて普通にメールを送るというオペレーションを変える必要がなく、受け手側となるお客様の操作も、設定によりますがURLをクリックするのみでファイルを開く事ができ、PCに不慣れな方でも迷いが起きにくく手数も少なく楽になります。
誤送信対策としても、送った後でもSmoothFileのWeb操作から添付ファイルを削除できますし、ダウンロードされた後なのかどうかも分かります。
ウイルスチェックに関しても、端末にエンドポイントのセキュリティは導入していますがSmooth Fileにアップロードされた段階でもウイルスチェックが走るのでより安心感があります。お客様側でもパスワード付きzipファイルではないのでダウンロードした時点でウイルスチェックが可能であり、よりセキュリティが強化されると思いました。

実際にご利用されているユーザー様からの評価はいかがでしょうか？

導入後は社員からのポジティブな反応が多いと感じています。まず、社外への添付ファイル送信においては、特別意識する事が無くなり楽である事。お客様の操作においても、パスワード付きzipファイルの解凍操作などが無くシンプルなため、送信後の説明も減少し、ダウンロードした事も分かるので営業やサポートからのフォローのタイミングも分かりやすい事が大きいようです。また、大事なファイルについてはSmooth FileのWeb操作からパスワードをつけて送るなど柔軟な対応がとれるという声ももらっています。