INTERVIEW

tag	クラウド鉄道業 Mail Defender連携

PPAP によるファイル授受について、セキュリティに課題があり、導入を決めました。

CLIENT PROFILE	愛知高速交通株式会社
	https://www.linimo.jp/
	〒480-1342　愛知県長久手市茨ケ廻間1533番地736

企業紹介

まずはご紹介も兼ねて、総務課の業務内容をご説明いただけますでしょうか？

私たち総務課では人事・総務・広報・IT関連メンテナンスを実施しており、IT機器の更新に伴い2023年9月にSmooth File・Mail Defenderを導入いたしました。

要望と選定ポイント

弊社のソリューションを導入いただく以前に抱えていた課題や改善したいと思っていたことを教えていただけますでしょうか？

昨今問題になったPPAPによるファイル授受について、セキュリティが高くないという課題があり、クラウドを使ってファイルを転送するサービスが徐々に増えてきた中で、どのようなものが我々にとってふさわしいかを検討していたところ、パートナー様より御社の製品をご提案いただき導入を検討しました。
ハッキング技術の向上によりZIPファイルもパスワード解析をされてしまうため、直接ファイルをやり取りするのはリスクが高い。
共有フォルダにデータを預けて相手方に送ることで証跡がきちっと確認ができ、ダウンロード制限をかけることである程度安心してファイルを転送できるのではないかと判断して導入を決めました。

実際に検討を重ねていく中で重視されたポイントや、判断ポイントになった機能がありましたらお伺いできますでしょうか？

先ほどの繰り返しにはなりますが脱PPAPを実施するのが目的でした。受け取る相手方のセキュリティに合わせて、送信する側の設定（例えばSmooth File連携する場合や従来のPPAPで送付する場合等）の使い分けができるシステムの一つとして御社のシステムを選定させていただきました。

導入・効果について

実際にご導入いただいた印象についてお伺いできますでしょうか？

管理画面を見ると直感的に使いやすいUIでわかりやすくなっており、動作が比較的安定しているというのはシステムを管理する者として好印象です。また、細かい部分ではありますが、ヘルプも充実しておりキーワードを使って探しやすいというのも便利かなと思っております。
元々はオンプレを利用していましたが、今回クラウド型を導入するにあたってどうしても課題は残ったのですが、Mail Defender導入時にパートナー様と打ち合わせをし、これまで使っていたシステムの条件をなるべく反映するような形で、基本的に私たちがやっていたことをそのまま持っていけるように設定していただきました。

運用の効果や課題の解消といった視点からはどのように感じておられますか？

先方のセキュリティポリシーによるので難しい課題ではあるのですが、例えば添付ファイルを受信する側のシステムがcookieに対応していなかったりすると、そもそもSmooth File連携ができなかったり、諸々の問題があってなかなか共有フォルダを使ったクラウド連携ができないケースがあります。その場合は、様々な条件を付けて従来のPPAPまたはPPAPにしても後にパスワードを送る方式ではなく、事前に設定していたルールによってパスワードを自動で設定する機能を使って柔軟に対応しています。
一方で上長承認については、上長承認のメールを送ったあと承認をしてしまうと所属部署に関係なく、上長に設定されている全員に通知メールが行ってしまいメールが溢れてしまうため、現在上長承認は使えておりません。

今後に期待する事

実際にご利用いただいてユーザー様からの評価やご意見はありますか？

一部、相手側のシステムによりSmooth File連携ができないケースがあります。そういった場合にこちら側がどういう条件なら相手方に送れるかヒアリングし条件設定をすることでうまく解決しています。
Mail Defender側で柔軟な条件設定があり解決できていますのでよくできているシステムと感じています。

どういった運用を理想とされていますか？

現状ではドメインごとにリレー時間を変化させることができません。送って間違ったなと思った時には相手にも送られている状況です。内部（社内）ドメインの場合はリレーはなしで、外部（社外）向けの場合はリレーをかけたい。そういった細かい条件設定が現在だとできないので、そこができるといいのかなと。Smooth Fileの方でも相手の配信を止める・止めないといった制御はできるはずなので、きちんとマニュアル化すればある程度解決できるのではないかなと思います。あとはメールの送信条件についても、その条件を削除する時にメールが滞留していると条件を削除できない。何の原因でその条件が削除できないのかよくわからないので改善していただけることが望ましいです。

多くの貴重なご意見誠にありがとうございます。今後も品質向上に努めていきたいと思います。
本日はお忙しい中お時間を頂きましてありがとうございました。

インタビュー：2024年6月
愛知高速交通株式会社様事務所にて