北本市役所様

tag	クラウド自治体ファイル共有ファイル転送

分離環境でのデータ授受、メールの無害化、クラウドストレージの操作負荷、強靭化の運用課題を1社のソリューションで全て解決できるのが決め手となりました。

北本市は、日本五大桜の一角「石戸蒲ザクラ」をはじめとした「さくらのまち」で、緑豊かな自然と、住みよい生活環境の両立した街づくりに取り組んでおります。「&green」を合言葉に、シティプロモーション・広報にも力を入れており昨年度の広報コンクールでは「内閣総理大臣賞」を受賞するなど発展を続けております。今回は、行政経営部行政経営課の神山涼様に、弊社製品導入の経緯や効果をお伺いいたしました。

CLIENT PROFILE	北本市役所
	https://www.city.kitamoto.lg.jp

企業紹介

まずはご紹介も兼ねて、担当者様の業務内容をご説明いただけますでしょうか？

情報システムやインフラ導入の企画・運用など市役所の運営に関わる情報政策業務全般、LGWAN、インターネット、基幹系などインフラ部分の総合的な運用管理、最近では自治体DXや新型コロナウイルス感染症に対応するためのシステム企画なども行っております。

要望と選定ポイント

Smooth Fileを知っていただいたきっかけは何だったのでしょうか？

初期の強靭化によるネットワーク三層分離環境での運用が始まるにあたり、ネットワーク分離を行った際の業務負荷の軽減をするため、ファイルの転送サービス製品を複数比較検討した際、インターフェースの使いやすさからSmooth Fileネットワーク分離モデルの導入を決定いたしました。
また、今回の強靭化リプレイスに合わせ、メールの無害化や庁外のユーザーとのデータ転送のソリューション、Smooth File クラウドについても導入させていただく事となりました。

Smooth File 導入前まではファイル授受にどのような課題を抱えておられたのでしょうか？

従来の強靭化環境では、Smooth Fileのファイル無害化機能は利用しておらず、LGWAN系からインターネット系へのファイル転送にSmooth Fileネットワーク分離モデルを利用しておりました。
インターネット系からLGWAN系へのファイル持ち込みの際は、埼玉県情報セキュリティクラウドのメール無害化機能を活用し、インターネット系の環境からLGWAN系の自分の環境宛てにファイルを添付してメールを送信、無害化されたファイルをLGWAN側のグループウェアで受信する、といった運用を取っておりました。
しかしながら、当初想定していたよりもLGWAN系へのファイル持ち込みの頻度が多く、メールに添付できるファイルの上限容量が少ないことや、無害化対応拡張子かどうかを事前に確認する必要があるなどの理由から、職員への業務負荷が高く、また管理も煩雑になってしまうという課題がありました。
加えて、LGWAN系とインターネット系以外にも、基幹系とのファイル受け渡しがあり、その運用についても、強靭化初期に想定していた以上に件数が発生しておりました。従来の環境では、LGWAN系と基幹系でのファイル送受信は、専用端末1台からでしか実施できない高セキュリティ志向の運用を行っていたため、1台の端末に利用希望者が殺到し列を成すこともあったことから、職員の業務負荷改善のため、運用の見直
しを実施したいと考えておりました。
また、年々、ペーパーレスの推進などにより業務で取扱う電子データの肥大化が懸念点となっていたうえ、新型コロナウイルス感染症により、広報、新聞、WEBなどの各メディア関連業務や電子図面データなどを取扱う業務の急速なデジタル化に拍車がかかったことから、クラウドストレージの導入の必要性が非常に高まっていました。
強靭化リプレイスのタイミングということもあり、既存リソースを活かして連携しつつ、利用者の操作も単純明快で、管理運用の負担がなるべく少なく、セキュリティの担保されているソリューションを探し求めておりました。

どのような基準でSmooth Fileを選定されたのでしょうか？

今回のすべての課題を1社のソリューションで解決できるというのが一番の理由でした。実現したい仕組みや機能によってソリューションが分かれてしまうと、職員に各システムの運用方法を説明し理解してもらう必要があり、この手間と負担はかなり大きいのですが、3セグメント間でのファイル転送、メールの添付ファイルの無害化、庁外ユーザーへのファイル転送の全てが、Smooth File ネットワーク分離モデルのGUI上だけで実現できるので、管理者側も、利用者側も、「ファイル転送事務はすべてSmooth File ネットワーク分離モデル」という意識で運用手順を理解すれば済むため、双方の負担が減ることが大きな魅力でした。
加えて、従来の運用でネックとなっていたLGWAN系と基幹系とのファイル転送ですが、強靭化リプレイスと合わせてSmooth File ネットワーク分離モデルの再設計を行うことで、全ての利用者が自分の業務用端末で全てのセグメントへのファイル転送を行うことができるようになる、という既存のインフラリソースを活かしつつより良い運用が可能となることが見込めたことも決めての一つです。
また、Smooth File ネットワーク分離モデルとの連携機能による管理運用の負担の少なさとセキュリティの高さ、必要最小限の機能に絞った操作感の良いGUIを決め手とSmooth File クラウドの導入を決めました。
一方的に送信するだけでなく、相手方にデータをアップロードしていただくためのURLを発行することができるのも魅力に感じました。

Smooth Fileの第一印象はいかがでしょうか？

利用者目線では、機能が非常に洗練れており、自治体の業務の中で発生するデータ転送周りの作業として求めている「やりたいこと」が、しっかりできるシステムという印象です。
管理者目線では、柔軟な権限設定などができる分、細かな設定を行う必要はありますが、運用設計や初期設定の段階できちんとベンダー様とインフラ管理者がルールを熟考し運用イメージを固めたうえで設定していけば、逆に運用開始後の負担は少ない印象です。

導入・効果について

Smooth File導入後、現在どうな働状況でしょうか？

まずファイルの無害化については、メール無害化機能の応用で自分宛ファイル添付メールを送信していた運用が、Smooth File ネットワーク分離モデルを導入したことにより、操作の単純化・省力化、およびメール添付サイズ上限に縛られないことで無害化可能なファイル容量が大きくなり、大変便利かつ効率的になりました。
また、今回リプレイスの大きな注目点として、Smooth File ネットワーク分離モデルでLGWAN系と基幹系のファイル転送が可能な形に再構築したことが挙げられますが、利用者の移動時間・待ち時間等が完全に0になったことから無駄な事務時間の削減を実現し、また操作性・利便性も向上したことで、総合的な業務効率化が実現できました。GUIも非常に分かりやすいため、利用者からの操作方法に関する目立った問い合わせなどは発生していない状況です。
庁外のユーザーとのデータ転送のために導入したSmooth File クラウドに関しては、実際に運用してみると想定していたよりもユーザーの利用頻度が高く、現場の需要の高さを感じる事ができました。
利用頻度が多い一方、GUIがシンプルで直感的に操作ができるため、職員からの操作に関する問い合わせなどは発生しておりません。
また、当初はSmooth File ネットワーク分離モデルとの連携を行う想定で運用設計を行ってきましたが、本市のLGWAN系メールの運用ポリシーと合致しない点があり、連携を行うことを断念しました。しかし、本市の保有するMicrosoft 365テナントのAzure ADとSAML連携を行うことで、ネットワーク分離モデル連携と同等の運用自動化が実現し、Azure ADについても、本市のインターネット系ActiveDirectory（オンプレミス）とAzure AD Connectを行うことにより自動連携するよう、強靭化リプレイスの中で設計を行ったため、結果として人事異動処理などの運用負担が一切ないという、夢のような運用モデルを構築することができました。

今後に期待する事

最後に、今後の弊社製品に実装してほしい機能やCYLLENGEに期待する事・ご要望などございましたらお伺いできますでしょうか？

ファイル転送でファイルをダウンロードする際に該当のファイル転送履歴を選んで詳細ボタンを押す手順を、項目クリックで詳細画面に移る仕様などに改善してほしいです。単純にクリックの回数が少ないほど時間的効率が向上し「使いやすい」につながると思います。
また、市民から送られてくる写真データのうち、iPhoneの写真拡張子「.heic」のケースが増えてきているため、無害化対応をお願いしたいです。

貴重なご意見をいただきありがとうございます。今後も製品品質向上に努めて参ります。
本日はインタビューのお時間をいただきましてありがとうございました。

インタビュー：2023年3月北本市役所にて