株式会社ニュージェック様

tag	クラウド建設業 Mail Defender連携

Web画面で、宛先ごとに柔軟にファイルの送信方法を変更できることにメリットを感じています

株式会社ニュージェック様は、関西電力グループの建設コンサルタント企業としてさまざまな分野のインフラを対象とした設計等の技術的なコンサルティングをされています。今回は情報システムグループの影山様に、Mail Defender 誤送信防止アプリとSmooth Fileの導入に至った理由についてお伺いしました。

CLIENT PROFILE	株式会社ニュージェック
	https://www.newjec.co.jp/
	〒531-0074　大阪市北区本庄東2-3-20

企業紹介

まずはご紹介も兼ねて、御社の業務内容をご説明いただけますでしょうか？

コーポレートメッセージである「自然と人を技術で結び、持続可能で快適な未来を創る。」ということを使命に、土木・建築・電気・情報通信といったさまざまな分野のインフラを対象とした、調査・設計・計画等の技術的なコンサルティングをしています。
その中でも情報システムグループでは、社内の情報インフラの維持管理及び企画、設計に携わっています。例えば社内のインターネット回線・社内ネットワーク・モバイル端末の管理や計画を行っています。またクラウドサービスを利用する際の社内審査も行っています。

要望と選定ポイント

弊社サービス導入前まではファイル授受にどのような課題を抱えておられたのでしょうか？

私たちの会社のお客様は公共団体が多いです。
公共団体がPPAPでのファイル授受を減らしていく方針であったため、そのままでは受信を拒否されるケースもあります。そのためPPAPに代わる手段でファイル授受を行いたいと考えていました。
また、メールシステムがクラウド化されたことから、関連するシステムもクラウド化したいと考えていたこともあり、ファイル授受もクラウドで実現したいと思っておりました。

どのような基準でサービスを選定されたのでしょうか？

セキュリティ機能はもちろんのこと、使い勝手を基準にサービスを選定しました。
まず、セキュリティ機能について誰がどこに何を送ったのかということをログで管理者が確認できるのか、また利用しない機能は表示させずにユーザーが利用する必要な機能のみを画面上に表示させることができるのか等の基準をもとに選定しました。
次に使い勝手としてシンプルな画面インターフェースであること、SSO認証ができることを重視していました。例えば、独自の認証サービスですと、「パスワードがわからなくなった」という社内のお問い合わせが生まれる可能性があります。そのため、SSO認証が導入されていることで、ユーザーはログインの手間を省くことができ、情報システムグループとしても社内のお問い合わせが減るので、業務効率化に繋がると考えました。

導入・効果について

導入後、どのような効果がありましたでしょうか？

PPAPで送信をしていたときは、添付ファイルが相手先のメールサーバーの容量を圧迫してしまう可能性があると考えていたため、添付できるファイルの容量を少なく設定していました。しかし、現在は添付ファイルをSmooth FileとMail Defenderで連携して送ることができるので、添付できるファイルの容量を以前より多く設定できるようになりました。
またPPAPではなく、Smooth FileとMailDefenderの連携でファイルをURL化して送付することによって、ファイルをパスワードZIP化して送付する必要がないこと、万が一誤送信をした場合でもURLの差し止めを行い、ファイルのダウンロードを止めることができるのでセキュリティが強化されたと感じます。
そのため、大容量のファイルの授受が可能となり、業務効率化とセキュリティの強化が実現できたと考えています。
さらに、Smooth Fileの規約画面やログイン画面メッセージを活用することにより、社内にお知らせを共有することが容易であると感じています。

実際にご利用されているユーザー様からの評価はいかがでしょうか？

オンプレミスからクラウドへの移行となりどこからでも使用できるようになった点がよかったです。ワーク・ライフ・バランスの向上にもつながりました。また、規約画面などの活用および展開済み認証基盤によるSSOによりユーザーから移行時の問い合わせは少なく、負担が小さかったとの声をいただきました。
また管理する部署としても、Mail Defenderにおいて宛先ごとに柔軟にファイルの送付方法を変更できることにメリットを感じています。メールサーバーで設定をする場合は専門的な知識が必要ですが、Mail Defenderの場合はWeb画面で簡単に設定ができます。
そのため宛先別に処理の条件を追加することは容易ですし、仮に担当者が代わったとしても設定変更が可能だと思っています。

多くの貴重なご意見誠にありがとうございます。今後も品質向上に努めていきたいと思います。
本日はお忙しい中お時間をいただきありがとうございました。

インタビュー：2025年2月