郵船トラベル株式会社様

tag 仮想アプライアンスサービス業 iPad/Androidファイル共有ファイル転送
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アクセス権限設定の課題を解決することができるアプリケーションを探していました。
Smooth Fileはアクセス権限の柔軟性があることが理想的でした。
外観画像 郵船トラベルは、1994年に日本郵船グループの物流企業 旧・郵船航空サービス株式会社から分社独立、2014年に20周年を迎えた旅行会社です。海外出張や視察・研修ツアーなどの「業務渡航」を中心に、郵船グループならではの、「飛鳥II」をはじめとした豪華客船を利用した「クルーズ」商品や、34年以上も多くのファンを持つ「海外ハイキング」、「ニューイヤーコンサート」などを扱う「音楽・美術ツアー」など、他の旅行会社とは一味違った特色のある高品質な商品を提供しています。
執行役員 情報システム部 部長 三條場 澄夫様と情報システム部 神尾 のぞみ様にSmooth Fileご導入にあたっての経緯と導入後の効果をお聞きしました。
CLIENT PROFILE 郵船トラベル株式会社
http://www.ytk.co.jp/ 創業:1994年4月
東京都千代田区神田神保町2-2 波多野ビル

ファイルのやりとりに関するご要望と選定ポイント

今回iPad活用のためにSmoothFileを導入頂きましたが、Smooth File導入前までは、iPadでのファイル共有にどのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか?

 iPadを導入した理由の一つは、会議資料をiPadで配布し、ペーパーレス化を図ることでした。
 SmoothFileを導入する前に別のアプリケーションをテストしましたが、問題がありました。最大の課題は、ドキュメント管理者やシステム管理者の作業負荷が高く、ファイル共有におけるセキュリティ設定に制限があったことです。ドキュメント管理者は、iPadで資料を閲覧するために、すべてのファイルをPDFで保存する必要がありました。Microsoft Office形式でも利用できるということでしたが、実態は文字が崩れてしまいPDFにしないととても見ることができない状態であったからです。
 特定のファイルは特定のユーザーのみに見せるといったアクセス権限設定に問題があり、ユーザーが複数グループに所属することが不可能なため、個々のファイル単位で見せる、見せないの設定ができませんでした。

どのような基準でファイル転送・共有システムを選定されていたのでしょうか?

回り込みの画像
執行役員 情報システム部 部長 三條場 澄夫様(右)
情報システム部 神尾 のぞみ様(左)

 先ほどのiPadでのMicrosoft Office形式閲覧、アクセス権限設定の課題を解決することができるアプリケーションを探していました。
 また、ドキュメントのセキュリティについても、ユーザーを複数の「プロジェクト」に参加させることが可能で、さらにそのプロジェクトの参加者であっても、このフォルダは見せる見せないといったアクセス権限の柔軟性があることが理想的でした。


導入について

Smooth Fileの第一印象はいかがでしたでしょうか?

 システム管理者の視点での第一印象は、以前のアプリケーションに比べて管理が楽になったということでした。
 まず、ユーザー登録はAD連携であるため、アプリケーション内で新たにユーザー設定をする必要がなく、利用者にPCにログインするものと同じIDとパスワードでログインしてもらえば、ユーザー登録が完了します。
 また、それぞれのユーザーにどの機能をどの権限まで利用可能にするかといった設定ができることも理想的でした。 また、iPadファイル閲覧ソフトと別にファイル転送ソフトも以前から使用していたのですが、Smooth Fileだと両方の機能があるので統合でき、管理が楽になると思いました。

iPadアプリはいかがでしょうか?

 ユーザーがiPadで利用する場合においても、直感的に分かるような画面仕様になっているため、特に使い方についての問い合わせもなく、操作のストレス はありませんでした。
 フォルダ構造になっているので、フォルダやファイルが多くなってしまっても資料までたどりつきやすいです。
 PRO版はオフラインで実施するプレゼンで使えることがメリットです。 また、写真を撮ってアップロードできる機能があり、画面キャプチャをアップロードしたり、マニュアルを作成する際など管理側として使いやすくなりました。

今後のSmoothFileの利用の拡張などのご計画はありますでしょうか?

 モバイルデバイスの利用ユーザが増えて来ているため、業務データを安全に持ち出す手段としてSmoothFileの利用を検討しています。Smooth Fileアプリ経由で閲覧したファイルはモバイルデバイス内に残らないので、紛失に備えて、Smooth Fileを利用し、モバイルデバイスにデータを残さない運用をおこなっていきたいです。
 具体的には、顧客に対するプレゼン資料をSmoothFileに入れておけばiPadを持参し専用アプリからSmoothFileへアクセスすることにより安全にプレゼンテーションができるかと考えています。

今後に期待する事

今後Smooth Fileに実装して欲しい機能や、プロットに期待する事・改善して欲しい事を教えてください。

 実装してほしい機能は、プロジェクトの管理者を手動で再設定できるような機能があったらとても便利だと思います。
 現在、システム管理者またはプロジェクトを作成したユーザーのみが、プロジェクトメンバーのファイル閲覧権限の設定をできるようになっていますが、そのプロジェクトの管理者が変更になった場合、もしファイル閲覧権限を変更したいと思ったら、新たにプロジェクトを作り直すしか方法がありません。これを手動で切り替えができるならば既存のプロジェクトを引き継ぐことができ大変便利です。

ご期待に添うようできるだけ末永く、安心してご利用頂けますよう努力してまいります。本日はお忙しい中ありがとうございました。
インタビュー:2014年9月 株式会社郵船トラベル様事務所にて
Smooth File
導入効果まとめ
  • 別々で利用していたiPadの活用とファイル転送のソリューションをSmoothFileに一本化し、コストと管理負荷が軽減した。
  • アクセス権限設定が柔軟でセキュリティが向上した。

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