INTERVIEW

要望と選定ポイント

Smooth File導入前までは、どのような課題を抱え、ファイル共有システムを探しておられたのでしょうか？

上段左 情報化企画・推進グループ 主査　丹治 弘典様
上段右 システム運営グループ 主査　藤井 義大様
下段左 システム運営グループ　須田 佳織様
下段右 システム運営グループ 主査　寺平 将高様

　元々当社では他社に先駆けて8年ほど前から、建設現場でのファイル共有に別のクラウドサービスを利用していました。建設現場では図面データや打ち合わせの議事録データ、写真データなど、様々な種類の電子データを、協力会社を含む多数のプロジェクトメンバー間で共有する必要があります。特に図面のCADデータは容量が大きく、メール添付送信などでは対応できない点やセキュリティ面からも、ファイル共有の仕組みは業務効率向 上の為に、非常に大きな効果を発揮します。
　従来利用していたサービスは、高機能で使い易さも優れていたのですが、二点改善すべ き課題を感じておりました。
　一つがシステム及びファイルの一元管理。一つがコストです。
　従来のサービスでは建設現場単位や、支店単位でサービス契約をしていた為、現場や支店を跨いだ業務を行う場合、ユーザーアカウントを複数持つ必要がありました。また、ユーザーアカウントはサービス専用に用意したもので、社内のディレクトリサービスと連携したものでは無く管理が煩雑な点や、ファイルのやり取りなどのログも契約単位となってしまい、会社全体で利用状況を把握しにくい点も課題でした。
　コスト面では、高機能なサービスであるが故にコストが高い事と、アンケートの結果その高機能を活用していないケースも多く、高いコストを支払っただけのメリットを享受しきれていない事が分かりました。
　その為、既存のファイル共有サービスの基本的な機能や利便性はそのままに、この二つの課題を解決できるクラウドサービスを検討しておりました。

どのような基準でSmooth Fileを選定されていたのでしょうか？

　課題である「一元管理」と「コスト」を満たしつつ、現在利用している基本的なファイル共有の機能や利便性はそのままである事はもちろん、重要な図面データなどを扱うサービスとなりますので、セキュリティ面や運用面がしっかりしている点も重要です。
　また、今回社内の基幹系システムと連携させ、社内の建設現場プロジェクトやその参加メンバーを自動的に生成・登録する事で、現場管理者の負担を少なくするという試みをしたいと考えており、柔軟に連携などを相談できる点も選定のポイントとして考えていました。

導入・効果について

Smooth Fileの第一印象はいかがでしたでしょうか？

　初めてSmooth Fileを見たのは、情報セキュリティの展示会でした。ユーザー数が無制限のファイル共有クラウドサービスという事で、想定利用ユーザー数の多い当社であれば、コストパフォーマンスが非常に高い点が魅力でした。
　また、話を聞いていくとファイル共有だけでなく、一時的なファイルの送受信の機能も備えていたり、今後活用を考えているスマートデバイスにも対応していたりと、ファイルの授受に関して実現したい事を幅広く網羅している点や、システムを内製しておりカスタマイズにも柔軟に対応できるという点が、評価したポイントとなります。

導入から利用開始までにお困りになったことはございませんでしょうか？

　今回当社が導入したSmooth Fileは、プロットさんが標準で提供されているサービスとは異なり、大規模プロジェクト運用に対応した「エンタープライズモデル」となっております。
　元々存在していないモデルでしたが、当社がファーストユーザーとして要望を出させてもらいながらプロットさんと一緒に作り上げていったので、導入決定から運用開始までは半年掛かりました。この半年間は、運用を想定しながらお互いに様々な意見を出し合い、時には夜遅くまで打ち合わせするなど、非常に多くのやり取りを行いました。
　企画から運用を開始するまでは苦難も多くありましたが、既存サービスを利用しているプロジェクトの移行については事前に全国の支店に移行説明を行っていた事もあり、トラブル無くスムースに実施する事ができました。

導入後の効果はいかがでしたでしょうか？

　「一元管理」と「コスト」の双方ともに、当初の期待通りの効果が得られていると感じています。
　プロジェクト管理者の上位に部署管理者、その上位には部門管理者と権限を階層構造で管理しており、全ての現場プロジェクトがシステム上で一元管理されながらも適切に権限移譲でき、管理面でも手間が無い形で運用できております。また、当社基幹システムと連携し、建設現場ごとの専用プロジェクトが自動的にSmooth Fileに作成され、清水建設社員のメンバーが自動的に参加登録されている状態になっていますので、現場レベルでの運用工数の削減も実現しました。国内外を問わず、インターネット環境さえあれば世界中で利用できる点も助かっています。
　コスト面で言うと、従来のファイル共有サービスから大幅にコストを削減できた事も評価できますが、一時的なファイルの授受の為のファイル転送も、全てSmooth Fileへ集約できた事も大きなコストダウンに繋がっています。

今後のSmooth File拡張利用などのご計画はありますでしょうか？

　当社では国内のみならず世界に目を向け、様々な建設プロジェクトを世界中で行っております。既に海外でも利用していますが、国によってはインターネット回線が非常に細かったりと、インフラ面でまだまだ整備されていないケースも多いです。
　このような環境下でも、日本や海外とを繋いでファイルを共有できるよう、バックグラウンドでデータ同期を実現するSmooth Filefor Windows に期待しています。業務時間中に図面データを作成し、拠点内のファイルサーバーにデータを格納しておけば、夜のうちに自動的に別の拠点のファイルサーバー内にデータが届くといった活用方法です。

今後期待すること

今後Smooth Fileに実装して欲しい機能や、プロットに期待する事・改善して欲しい事を教えてください。

　プロジェクト数やユーザー数、ログが増えるにつれてどうしても検索速度などのパフォーマンスが落ちてしまったり、使い勝手の部分で改善して欲しい点や要望は、まだまだ沢山あります。しかしこういった要望にレスポンスよく柔軟に対応してくれる点がプロットさんの良い点だと感じているので、是非前向きにこういった要望をくみ取って、日々改善に取り組んでもらいたいと思います。
　その他では、運用面での更なる品質向上に期待します。当社にとって図面データの共有や送受信という業務は重要なものであり、サービスを止めてしまうと現場への影響が非常に大きいものです。高いサービスレベルを維持できるよう、進化し続けていって欲しいと願っています。

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  日揮情報システム株式会社様
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